Teams Anleitung

Schnellanweisung für Eilige

Wenn Ihr Euch mit Teams bereits auskennt, beachtet bitte unsere drei Wünsche:

1. Verwendet bitte wenn vorhanden Euren dfv.aero-Benutzer, um alle Funktionen nutzen zu können. 
2. Bitte haltet Euch bei Teilnahme ohne angemeldeten Benutzer an folgendes Namensschema: Vorname Name (Funktion)
3. Bitte deaktiviert zum Eintritt in die Teams-Besprechung Euer Mikrofon

Schritt #1 — Link zur Teams-Besprechung aufrufen

Ruft bitte einfach den Link zur Teams-Besprechung auf, den ihr normalerweise via Mail erhaltet oder in manchen Fällen auf einer DFV-Webseite findet. 

Einige Funktionen stehen nur dann zur Verfügung, wenn Ihr mit einem dfv.aero-Benutzer in Teams angemeldet seid — bei Teilnahme "nur" via Link (ohne Login) könnt ihr u.a. weder den Besprechungs-Chat sehen, noch auf für Gruppenmitglieder freigegebene Dateien zugreifen oder selbst welche bereitstellen. Die Teilnahme an Abstimmungen ist ebenfalls nur mit dfv.aero-Login möglich.

Schritt #2 — Auswahl von Browser oder Teams-App zur Teilnahme

Teilnahme via Browser

Ist Euer Browser kompatibel, wird Euch nach Aufruf des Links zur Teams-Besprechung u.a. In diesem Browser fortfahren angeboten. Alternativ kann auch manuell teams.microsoft.com aufgerufen weren.

Die volle Funktionalität via Browser wird nur mit aktuellen Versionen von Chrome oder Edge (Links führen zu den Downloadseiten) ermöglicht. Ab Microsoft Windows 7 bzw. Mac OS X Maverics funktioniert die Teilnahme sowie auch das Freigeben von Inhalten (Screensharing) in der jeweils aktuellsten Chrome Version. 

Wer weder Microsofts noch Googles Browser nutzen will, für den kann Iridium eine Alternative darstellen. Hier ist allerdings für die Teams Web-App eine Reihe von Freigaben für Cookies erforderlich:

• [*.]microsoft.com
• [*.]microsoftonline.com
• [*.]teams.skype.com
• [*.]teams.microsoft.com
• [*.]sfbassets.com
• [*.]skypeforbusiness.com

Natürlich ist das Zulassen von Cookies in einem Datenschutz-Browser schon etwas merkwürdig, aber wir wollten Euch zumindest die Möglichkeit aufzeigen.

Download & Teilnahme via App 

Das Herunterladen der Microsoft Teams App wird Euch ebenfalls nach Aufruf des Links zur Teams-Besprechung bzw. von teams.microsoft.com angeboten — je nach System ggf. unterschiedlich formuliert, führt eine Auswahl zu einem Download (PC/Mac) oder in einen App-Store (Android/iOS). 

Falls Ihr die App schon auf Eurem Gerät installiert habt, ist die Auswahl von Microsoft Teams-App öffnen für Euch das Richtige — manche Browser erkennen den Link-Typ und legen über die Webseite einen Dialog, der ebenfalls den Wechsel zur Teams-App anbietet (und ggf. die Auswahl im Browser sperrt).

Weitere Details & Support zu Teams

Microsoft bietet unter support.microsoft.com/de-de/teams einen umfangreichen Info- und Hilfebereich zu Teams an.

Schritt #3 — Einrichten & Starten der Teams-Besprechung

Mikrofon und Kamera freigeben

Sowohl bei Nutzung des Browsers, als auch beim ersten Start der Teams-App werdet Ihr zur Freigabe von Mikrofon und Kamera für Teams aufgefordert. Dies steuert erstmal die allgemeine Verfügbarkeit, Ihr behaltet in einer Teams-Besprechung jederzeit die Kontrolle über Euer Bild und Euren Ton.

Dies geht normalerweise direkt in dazu angezeigten Dialogen (ggf. auch mehrere hintereinander), je nach eingesetzter Hard- und Software kann auch ein manueller Eingriff in den Systemeinstellungen nötig sein. Da wir hier nicht alle Möglichkeiten abdecken können, empfehen wir in diesen Fällen eine Websuche nach etwa "Windows 8.1 Chrome Teams-Besprechung Mikrofon Kamera freigeben" o.ä. — je spezifischer Ihr dabei Eure Situation und Technik formuliert, desto wahrscheinlicher erwischt Ihr direkt eine für Euch passende Anleitung im Web.

MeetUp

Hier werden Einstellungen für die anstehende Teams-Besprechung vorgenommen. 

Hier müsst Ihr bitte unbedingt ganz unten in der kleinen Textzeile auf "anmelden" klicken  und dann Euren dfv.aero-Login verwenden — nur so könnt Ihr alle Funktionen nutzen!

Bei Teilnahme als Gast ohne angemeldeten Benutzer haltet Euch bitte an das Schema
Vorname Name (Funktion).

Bitte deaktiviert zum Eintritt in die Teams-Besprechung Euer Mikrofon, insbesondere bei Besprechungen mit vielen Teilnehmern. Dazu nutzt bitte im MeetUp den kleinen Schieberegler, wie hier im Bild demonstriert. Euer Mikrofon kann in der Teams-Besprechung ggf. auch von anderen stummgeschaltet werden — nur Ihr selbst könnt aber die Stummschaltung aufheben. 

Wartebereich

Im Regelfall erreicht Ihr per Klick auf Jetzt teilnehmen den Wartebereich — dann muss Euch erst ein Organisator oder anderer bereits aktiver Teilnehmer Zutritt gewähren.

Bitte habt etwas Geduld, es kann auch mal einen Moment dauern, bis Ihr an der Reihe seid.

In offenen Teams-Besprechungen kann auch sein, dass wir den Wartebereich deaktivieren und Ihr direkt ins Meeting geschaltet werdet.

Achtung Kamera!

Wir zeichnen teilweise Teams-Besprechungen auf, um sie etwa für Andere, die zum Termin keine Zeit hatten, nachvollziehbar zu machen. Wer nicht aufgezeichnet werden will, sollte ggf. seine Kamera deaktivieren.

Schritt #4 — Funktionen in der Teams-Besprechung nutzen

In einer aktiven Besprechung seht Ihr die nachfolgende Funktionsleiste — ggf. je nach Version leicht anders oder erst dann, wenn Ihr die Maus über das Fenster bewegt.

Hier könnt Ihr Euer  Videobild bzw. Euren  Ton zur Übertragung an die anderen Teilnehmer aktivieren, sowie  Inhalte freigeben. 

Für Wortmeldungen und bei offenen Abstimmungen könnt Ihr Eure  Hand heben. — dies wird in der Teilnehmerliste sichtbar, zudem wird den anderen ggf. Euer Videobild mit einem gelben Rand hervorgehoben.

Die  Teilnehmerliste verschafft Euch einen Überblick, die  Chat-Funktion können ggf. nur "echte" dfv.aero-Benutzer einsehen. 

Weitere Funktionen verbergen sich hinter den ••• drei Punkten.

Inhalte freigeben

Nach einem Klick auf das Symbol für  Inhalte freigeben seht Ihr u.U. nicht direkt die volle Auswahl an Möglichkeiten, da hierfür evtl. erst eine Freigabe in den Systemeinstellungen erforderlich ist. Bitte achtet schon bei der Installation der Teams-App oder beim ersten Öffnen der Freigabefunktion auf entsprechende Hinweise und Aufforderungen. Auch hier können wir Aufgrund der Vielfalt möglicher Varianten keine individuelle Anleitung schreiben und bitten darum, sich hierzu ggf. im Web passende Anleitungen herauszusuchen. 

Sind alle notwendigen Berechtigungen für Teams (in den Sicherheitseinstellungen Eures Betriebssystems) aktiviert, könnt Ihr unter Desktop nun den/einen vollständigen Bildschirm freigeben oder auch nur ein bereits zuvor geöffnetes Fenster — die jeweils aktiv freigegebene Fläche wird mit einem roten Rand gekennzeichnet, das reguläre Teams-Besprechungsfenster wird bei Aktivieren der Freigabe minimiert. Um während Eurer Präsentation dennoch die anderen Teilnehmer — und somit nicht nur Reaktionen sondern auch mögliche Wortmeldungen mitzubekommen — könnt Ihr das Teams-Fenster wieder öffnen. Ideal ist für Präsentationen der einsatz eines zweiten Monitors. 

Mit größerer Zuverlässigkeit könnt Ihr alle Funktionen beim Präsentieren nutzen, wenn Ihr an DFV-Besprechungen mit Eurem dfv.aero-Benutzer teilnehmt (und nicht als "Gast").

Schritt #5 — Teams kann mehr als das...

Jede Gruppe hat in Teams auch einen Bereich Dateien, den die Gruppenmitglieder möglichst frei nutzen können sollen. Hier müssen wir erst noch Erfahrungswerte sammeln, in welcher Form ggf. Standards gesetzt werden müssen. 

Der Wiki ist eine schnelle Möglichkeit, den anderen Gruppenmitgliedern quasi eine Notiz zu hinterlassen — ein Eintrag kann auch etwa eine zur aktuellen Diskussion hochgeladene Datei verlinken, wenn diese etwa in einer komplexen Ordnerhierarchie zwar korrekt untergebracht ist, aber deswegen auch umständlich aufzurufen ist. Allerdings gibt es bei den Wiki-Seiten keine Versionierung, was gelöscht wird, ist auch endgültig weg.